PowerPoint: Tipps & Tricks

Arbeiten mit der Tastatur

In loser Folge möchten wir Ihnen gerne an dieser Stelle Tipps und Tricks für das Erstellen von Power-Point-Präsentationen geben.

 

Wir starten mit ein paar Hinweisen für die Arbeit mit der Tastatur. Die Arbeit mit der Maus ist nicht jedermanns Sache. Ich persönlich arbeite, wo es geht, viel lieber mit der Tastatur. Und auch PowerPoint bietet hier eine Reihe, vielleicht nicht jedem bekannter, Tastenkombinationen. Und diese möchte ich gerne hier vorstellen.

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Abbildung 1: Nicht alle von der EBA genannten Komponenten werden durch VR-Control abgedeckt

1. Im Präsentationsmodus

B Bildschirm „Black“

Der erfahrene Referent kennt die Situation: Eigentlich möchte man, dass die Teilnehmer nicht alle auf das an die Wand projizierte Bild starren sondern sich auf den Referenten, die Entwicklung von Ideen am Flipchart oder auf den eigenen Bildschirm konzentrieren.

Eine schnelle Alternative zum Verlassen der Präsentation und Trennen von Beamer und Rechner ist im Präsentationsmode das Drücken der Taste „B“. Sofort werden Bildschirm und Beamer schwarz und die Ablenkung der Teilnehmer ist weg. Zurück zur Präsentation kommt man dann wieder ganz einfach durch das Drücken einer beliebigen Taste.

Kleiner Tipp: Das Bewegen der Maus reicht zum Zurückkehren zur Präsentation nicht aus. Für die kleine Runde „Montagsmaler“ zwischendurch besteht aber die Möglichkeit, die Zeichenfunktion am schwarzgeschalteten Bildschirm weiter zu nutzen.

F1 Übersicht Befehle

Ganz allgemein öffnet das Anklicken von „F1“ ja die nicht immer wirklich brillante Online-Hilfe von Microsoft. Ein bisschen anders sieht das aus, wenn man „F1“ im Präsentationsmodus klickt: Jetzt erhält man eine wunderbare Übersicht aller Befehle, die mit Maus und Tastatur im Präsentationsmodus möglich sind. Und das sind viel mehr als „B“ oder „Maustaste, um zur nächsten Folie zu kommen“. Lassen Sie sich überraschen!

Shift + F5

Dass man mit F5 eine Bildschirmpräsentation startet, ist vielen bekannt. Blöd ist nur, dass dann immer die erste Folie geöffnet wird. Befand man sich gerade noch bei Folie 68, muss man ganz schön viel klicken, um wieder dorthin zu gelangen. Erheblich leichter ist es mit "Shift + F5": Jetzt öffnet sich die Bildschirmpräsentation mit der aktuell angezeigten Folie (zum Beispiel mit Folie 68). Das spart Zeit, insbesondere wenn einige der davor liegenden Folien animiert sind.

2. Kombinieren von Maus & Tastatur

Shift + Maus

Ein Objekt zu verschieben, ist nicht immer einfach. Benutzt man die Maus, ist es schwierig, das Objekt präzise dorthin zu bewegen, wohin man es gerne hätte, benutzt man die Pfeile, oder noch schlimmer, die Präzisionsausrichtung mit „Strg+Pfeil“, braucht man eine gefühlte Ewigkeit, bis ein Objekt vom rechten bis zum linken Rand der Folie gewandert ist.

Eine gute Alternative: Objekt anklicken, Shift-Taste drücken und jetzt das Objekt verschieben. Das Objekt verschiebt sich nur noch nach oben oder unten bzw. nach rechts oder links. Ein unkontrolliertes Wandern auf der Folie ist nicht mehr möglich. Und für die letzten Millimeter kann man dann noch die Pfeiltasten verwenden.

Shift + Maus beim Zeichnen

Ich möchte ein Quadrat zeichnen. Aber irgendwie wird es immer ein Rechteck. Und wenn ich einen Kreis zeichnen möchte, ist es immer eine Ellipse… Klar, ich kann im Kontext-Menü „Größe und Position“ auswählen und die Höhe und Breite auf den gleichen Wert setzen. Oder ich halte „Shift“ beim Zeichnen gedrückt. Dann werden Kreise immer Kreise. Und Rechtecke immer Quadrate. Und das funktioniert auch bei Pfeilen, Dreiecken und allen anderen Formen: Die Ausgangs-Proportionen bleiben immer unverändert.

Soll beim Vergrößern des Objektes das Zentrum unverändert bleiben, beim Ziehen mit der Maus gleichzeitig „Strg“ und „Shift“ drücken.

Strg + Verschieben Kopieren und Verschieben

Ähnliche funktioniert die Kombination von „Strg+Maus“. Hier haben wir eine super Alternative zu „Strg+C“ und „Strg+V“. Einfach Objekt anklicken, „Strg“ drücken und das zu kopierende Objekt dorthin verschieben, wo man es haben möchte. Das Original verharrt am alten Platz. Soll die Kopie genau über, unter, rechts oder links vom Orginal sein, „Strg+Shift“ drücken und das zu kopierende Objekt an sein Ziel bewegen.

3. Weitere Tastenkombinationen

Strg+D Duplizieren

Eine weitere schöne Alternative zu „Strg+C“ und „Strg+V“ (weil schneller, wenn auch vom Effekt her absolut identisch): Einfach Objekt markieren, „Strg+D“ drücken und Kopieren und Einfügen erfolgt in einem Schritt.

F4 Letzten Befehl wiederholen

Manchmal muss man den letzten Befehl ja ein paar Mal wiederholen. Und nur für den Fall, dass man für das Wiederholen einfach mal eine andere Taste benutzen möchte: Das Anklicken von „F4“ wiederholt den letzten ausgeführten Befehl. Dabei ist es irrelevant, ob der letzte Befehl mit der Maus oder mit der Tastatur ausgeführt wurde.

Alt Umstellen auf Tastatursteuerung

Kein Mensch kann sich alles merken. Schon mal gar nicht die ganzen Tastaturbefehle, die die Arbeit mit der Maus ersetzen sollen. Aber auch hierfür gibt es Abhilfe: Einfach „Alt“ drücken, und an die ansonsten anzuklickenden Felder in der Office-Oberfläche (nicht nur an die PowerPoint) werden die Zahlen- und Buchstabenkombinationen auf weißem Feld geschrieben, die zum Aufrufen der Funktion benötigt werden.

Shift+F3 Umstellung Groß- und Kleinschreibung

Alles in kleinbuchstaben zu schreiben, wird von manchen Menschen als stylish empfunden. Andere bevorzugen die durchgängige Verwendung von GROSSBUCHSTABEN. Aber wenn ich meine Meinung geändert habe, und doch alles groß, klein oder dem Duden entsprechend schreiben möchte… Muss ich alles löschen und neu schreiben? Auf gar keinen Fall! Wort mit Maus auswählen und „Shift+F3“ anklicken und ich wechsele zwischen minuskeln, MAJUSKELN oder der Schreibung mit einer Majuskel am Anfang des Wortes. Das funktioniert übrigens auch in allen Office-Produkten.

Aber Achtung: Office ist clever genug, aus dem „Fuß“ einen „FUSS“ zu machen. Rückwärts wird allerdings ein „Fuss“ daraus.

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